مائیکروسافٹ ایکسل: ترتیب دیں اور فلٹر ڈیٹا

جدولوں میں بڑے اعداد و شمار کے ساتھ کام کرنے کی سہولت کے ل they ، انہیں ہمیشہ مخصوص معیار کے مطابق آرڈر کیا جانا چاہئے۔ اس کے علاوہ ، مخصوص اہداف کی تکمیل کے ل sometimes ، بعض اوقات پورے ڈیٹا سرنی کی ضرورت نہیں ہوتی ہے ، بلکہ صرف انفرادی قطار ہوتی ہیں۔ لہذا ، معلومات کی ایک بہت بڑی مقدار میں الجھن میں نہ پڑنے کے لئے ، ایک عقلی حل یہ ہے کہ اعداد و شمار کو منظم کیا جائے ، اور اسے دوسرے نتائج سے خارج کردیں۔ آئیے جانتے ہیں کہ مائیکروسافٹ ایکسل میں ڈیٹا کو کس طرح ترتیب اور فلٹر کیا جاتا ہے۔

آسان ڈیٹا کی چھانٹ

مائیکرو سافٹ ایکسل میں کام کرتے وقت ترتیب دینا ایک انتہائی آسان ٹول ہے۔ کالم سیل کے اعداد و شمار کے مطابق ، اس کا استعمال کرتے ہوئے ، آپ جدول کی قطاروں کو حروف تہجی کے مطابق ترتیب دے سکتے ہیں۔

مائیکروسافٹ ایکسل میں ڈیٹا کو چھانٹ کر "ترتیب اور فلٹر" بٹن کا استعمال کرکے انجام دیا جاسکتا ہے ، جو "ترمیم" ٹول بار میں ربن پر "ہوم" ٹیب میں واقع ہے۔ لیکن ، پہلے ، ہمیں کالم کے کسی بھی سیل پر کلک کرنے کی ضرورت ہے جس کے ذریعہ ہم ترتیب دینے جا رہے ہیں۔

مثال کے طور پر ، نیچے دیئے گئے جدول میں ، آپ کو ملازمین کو حروف تہجی سے ترتیب دیں۔ ہم "نام" کالم کے کسی بھی سیل میں داخل ہو جاتے ہیں ، اور "ترتیب دیں اور فلٹر" کے بٹن پر کلک کرتے ہیں۔ ناموں کو حرفی لحاظ سے ترتیب دینے کے ل appears ، ظاہر ہونے والی فہرست میں سے ، "A سے Z تک ترتیب دیں" منتخب کریں۔

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں ، ناموں کی حروف تہجی کی فہرست کے مطابق ، جدول میں موجود تمام اعداد و شمار رکھے گئے ہیں۔

ریورس ترتیب میں ترتیب دینے کے ل، ، اسی مینو میں ، Z سے A تک ترتیب دیں بٹن کو منتخب کریں۔ "

فہرست کو ریورس ترتیب میں ترتیب دیا گیا ہے۔

واضح رہے کہ اس طرح کی چھانٹائی صرف متن کے ڈیٹا فارمیٹ کے ساتھ ہی ہوتی ہے۔ مثال کے طور پر ، عددی شکل میں ، "کم از کم سے زیادہ سے زیادہ" (اور اس کے برعکس) چھانٹ رہا ہے ، اور تاریخ کی شکل کے لئے ، "پرانے سے نیا" (اور اس کے برعکس) اشارہ کیا جاتا ہے۔

اپنی مرضی کے مطابق چھانٹ رہا ہے

لیکن ، جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں ، ایک قیمت کے لحاظ سے ترتیب دینے کی اشارہ شدہ اقسام کے ساتھ ، ایک ہی شخص کے ناموں پر مشتمل ڈیٹا کو کسی حد کے اندر من مانی ترتیب میں ترتیب دیا گیا ہے۔

لیکن کیا ہوگا اگر ہم ناموں کو حروف تہجی سے ترتیب دینا چاہتے ہیں ، لیکن مثال کے طور پر ، اگر نام مماثلت رکھتے ہیں ، تو یہ یقینی بنائیں کہ ڈیٹا تاریخ کے مطابق ترتیب دیا گیا ہے۔ ایسا کرنے کے ساتھ ساتھ کچھ دوسری خصوصیات استعمال کرنے کے ل all ، سب ایک جیسے "ترتیب دیں اور فلٹر" مینو میں ، ہمیں "اپنی مرضی کے مطابق ترتیب دیں ..." آئٹم پر جانے کی ضرورت ہے۔

اس کے بعد ، چھانٹ رہا ترتیب کی ونڈو کھل جاتی ہے۔ اگر آپ کے ٹیبل میں ہیڈرز ہیں تو ، براہ کرم نوٹ کریں کہ اس ونڈو میں "میرے ڈیٹا میں ہیڈر شامل ہیں" کے اختیارات کے آگے چیک مارک ہونا ضروری ہے۔

"کالم" فیلڈ میں ، کالم کا نام بتائیں جس کے ذریعہ چھانٹیا انجام دیا جائے گا۔ ہمارے معاملے میں ، یہ "نام" کالم ہے۔ "ترتیب دیں" فیلڈ اشارہ کرتا ہے کہ کس قسم کے مواد کو ترتیب دیا جائے گا۔ چار اختیارات ہیں:

• قدریں؛
• سیل رنگ؛
• فونٹ کا رنگ
• سیل آئیکن

لیکن ، زیادہ تر معاملات میں ، آئٹم "ویلیوز" استعمال ہوتا ہے۔ یہ پہلے سے طے شدہ ہے۔ ہمارے معاملے میں ، ہم یہ خاص شے بھی استعمال کریں گے۔

کالم "آرڈر" میں ہمیں اس بات کی نشاندہی کرنے کی ضرورت ہے کہ ڈیٹا کو کس ترتیب سے ترتیب دیا جائے گا: "A سے Z" یا اس کے برعکس۔ "A سے Z" کی قدر منتخب کریں۔

لہذا ، ہم ایک کالم کے ذریعہ چھانٹنا ترتیب دیتے ہیں۔ کسی دوسرے کالم کے ذریعہ ترتیب دینے کی ترتیب کے ل "،" سطح کا اضافہ کریں "کے بٹن پر کلک کریں۔

کھیتوں کا ایک اور سیٹ نمودار ہوتا ہے ، جسے پہلے ہی کسی اور کالم کے ذریعہ ترتیب دینے کے لئے پُر کرنا چاہئے۔ ہمارے معاملے میں ، "تاریخ" کالم کے ذریعہ۔ چونکہ تاریخی شکل ان خلیوں میں طے کی گئی ہے ، لہذا "آرڈر" فیلڈ میں ہم "A سے Z" تک کی اقدار کا تعین نہیں کرتے ہیں ، بلکہ "پرانے سے نئے" یا "نئے سے پرانے تک" کی قیمتیں متعین نہیں کرتے ہیں۔

اسی طرح ، اس ونڈو میں آپ ترتیب دے سکتے ہیں ، اگر ضروری ہو تو ، دوسرے کالموں کے ذریعہ ترجیح کے لحاظ سے ترتیب دیں۔ جب تمام ترتیبات مکمل ہوجائیں تو ، "اوکے" کے بٹن پر کلک کریں۔

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں ، اب ہماری ٹیبل میں تمام اعداد و شمار ترتیب دیئے گئے ہیں ، سب سے پہلے ، ملازم کے ناموں سے ، اور پھر ، ادائیگی کی تاریخوں کے ذریعہ۔

لیکن ، یہ کسٹم چھانٹ کے تمام امکانات نہیں ہیں۔ اگر مطلوب ہو تو ، اس ونڈو میں آپ کالم کے ذریعہ نہیں بلکہ قطاروں کے ذریعہ ترتیب دیں ترتیب دے سکتے ہیں۔ ایسا کرنے کے لئے ، "اختیارات" کے بٹن پر کلک کریں۔

کھلنے والی ترتیب کے اختیارات ونڈو میں ، سوئچ کو "رینج لائنز" پوزیشن سے "رینج کالم" پوزیشن میں لے جائیں۔ "اوکے" کے بٹن پر کلک کریں۔

اب ، پچھلی مثال سے مشابہت کے ذریعہ ، آپ چھانٹ رہا ہے کے لئے اعداد و شمار درج کر سکتے ہیں۔ ڈیٹا درج کریں ، اور "اوکے" کے بٹن پر کلک کریں۔

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں ، اس کے بعد ، کالم داخل پیرامیٹرز کے مطابق تبدیل کردیئے جاتے ہیں۔

بے شک ، ہماری میز کے ل، ، مثال کے طور پر لیا جائے تو ، کالموں کے مقام کو تبدیل کرنے کے ساتھ چھانٹنے کا استعمال خاص طور پر مفید نہیں ہے ، لیکن کچھ دیگر جدولوں کے لئے بھی اس طرح کی چھانٹیاں بہت مناسب ہوسکتی ہیں۔

فلٹر کریں

اس کے علاوہ ، مائیکروسافٹ ایکسل میں ڈیٹا فلٹر کا کام ہے۔ اس کی مدد سے آپ صرف اعداد و شمار کو ظاہر چھوڑ سکتے ہیں جس کو آپ ضروری سمجھتے ہیں ، اور باقی کو چھپاتے ہیں۔ اگر ضروری ہو تو ، پوشیدہ ڈیٹا کو ہمیشہ مرئی حالت میں واپس کیا جاسکتا ہے۔

اس فنکشن کو استعمال کرنے کے ل we ، ہم ٹیبل کے کسی بھی سیل (اور ترجیحی طور پر ہیڈر میں) پر کھڑے ہیں ، پھر "ایڈٹنگ" ٹول بار میں "ترتیب دیں اور فلٹر" کے بٹن پر کلک کریں۔ لیکن ، اس بار ، ظاہر ہونے والے مینو میں "فلٹر" آئٹم منتخب کریں۔ آپ ان اقدامات کے بجائے کلیدی امتزاج Ctrl + Shift + L بھی دبائیں۔

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں ، تمام کالموں کے ناموں والے خلیوں میں ، ایک آئکن ایک مربع کی شکل میں نمودار ہوا ، جس میں مثل up الٹا دیا گیا تھا۔

ہم کالم میں اس آئیکون پر کلک کرتے ہیں جس کے مطابق ہم فلٹر کرنے جارہے ہیں۔ ہمارے معاملے میں ، ہم نے نام کے ذریعے فلٹر کرنے کا فیصلہ کیا۔ مثال کے طور پر ، ہمیں اعداد و شمار کو صرف نکولیو کے ملازم کے لئے چھوڑنا ہوگا۔ لہذا ، دوسرے تمام ملازمین کے ناموں کو غیر چیک کریں۔

جب عمل مکمل ہوجائے تو ، "اوکے" کے بٹن پر کلک کریں۔

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں ، ٹیبل میں صرف ملازم نکولیوف کے نام والی قطاریں باقی تھیں۔

آئیے اس کام کو پیچیدہ بنائیں ، اور میز میں صرف وہی ڈیٹا چھوڑیں جو 2016 کے III سہ ماہی میں نیکولیو سے متعلق ہے۔ ایسا کرنے کے لئے ، "تاریخ" سیل میں آئکن پر کلک کریں۔ کھلنے والی فہرست میں ، ماہ "مئی" ، "جون" اور "اکتوبر" کو غیر چیک کریں ، کیونکہ وہ تیسری سہ ماہی سے تعلق نہیں رکھتے ہیں ، اور "اوکے" کے بٹن پر کلک کریں۔

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں ، ہمیں صرف اعداد و شمار باقی رہ گئے ہیں۔

کسی خاص کالم کے ذریعہ فلٹر کو ہٹانے اور پوشیدہ ڈیٹا کو ظاہر کرنے کے لئے ، اس کالم کے عنوان والے سیل میں واقع آئکن پر دوبارہ کلک کریں۔ کھلنے والے مینو میں ، "فلٹر کو فلٹر سے ہٹائیں ..." پر کلک کریں۔

اگر آپ ٹیبل کے مطابق پورے طور پر فلٹر کو دوبارہ ترتیب دینا چاہتے ہیں ، تو آپ کو ربن پر "ترتیب دیں اور فلٹر" کے بٹن پر کلک کرنے اور "صاف" کو منتخب کرنے کی ضرورت ہے۔

اگر آپ کو فلٹر کو مکمل طور پر ہٹانے کی ضرورت ہے ، تو ، جب آپ اسے چلاتے ہو ، اسی مینیو میں آپ کو "فلٹر" آئٹم منتخب کرنا چاہئے ، یا کی بورڈ شارٹ کٹ Ctrl + Shift + L ٹائپ کرنا چاہئے۔

اس کے علاوہ ، یہ بھی نوٹ کرنا چاہئے کہ جب ہم "فلٹر" فنکشن کو آن کرتے ہیں تو ، جب آپ ٹیبل ہیڈر کے خلیوں میں اسی آئکن پر کلک کرتے ہیں تو ، چھانٹنے والے افعال جس کے بارے میں ہم اوپر بات کرتے ہیں وہ مینو میں دستیاب ہوجاتے ہیں جو ظاہر ہوتا ہے: "A سے Z تک ترتیب دینا" ، Z سے A تک ترتیب دیں ، اور رنگین کے لحاظ سے ترتیب دیں۔

سبق: مائیکروسافٹ ایکسل میں آٹو فلٹر کیسے استعمال کریں

اسمارٹ ٹیبل

ترتیب اور فلٹرنگ کو بھی ڈیٹا ایریا میں تبدیل کرکے چالو کیا جاسکتا ہے جس کے ساتھ آپ ایک نام نہاد اسمارٹ ٹیبل میں کام کررہے ہیں۔

سمارٹ ٹیبل بنانے کے لئے دو طریقے ہیں۔ ان میں سے پہلا استعمال کرنے کے لئے ، ٹیبل کے پورے علاقے کو منتخب کریں ، اور ، "ہوم" ٹیب میں ہونے کے بعد ، "ٹیبل فارمیٹ ٹیبل" کے ربن کے بٹن پر کلک کریں۔ یہ بٹن "اسٹائلز" ٹول بلاک میں واقع ہے۔

اگلا ، فہرست میں جو اسٹائل کھلتے ہیں ان میں سے ایک کو منتخب کریں۔ انتخاب میز کی فعالیت کو متاثر نہیں کرے گا۔

اس کے بعد ، ایک ڈائیلاگ باکس کھلتا ہے جس میں آپ میز کے نقاط کو تبدیل کرسکتے ہیں۔ لیکن ، اگر آپ پہلے اس علاقے کو صحیح طریقے سے منتخب کرتے ہیں تو پھر اور کچھ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ اہم بات یہ ہے کہ نوٹ کرنا ہے کہ "ہیڈر والے ٹیبل" کے پیرامیٹر کے ساتھ ہی ایک چیک مارک موجود ہے۔ اگلا ، صرف "ٹھیک ہے" کے بٹن پر کلک کریں۔

اگر آپ دوسرا طریقہ استعمال کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں تو پھر آپ کو بھی میز کے پورے علاقے کو منتخب کرنے کی ضرورت ہے ، لیکن اس بار "داخل کریں" ٹیب پر جائیں۔ یہاں سے ، میزیں والے ٹول باکس میں ربن پر ، ٹیبل کے بٹن پر کلک کریں۔

اس کے بعد ، آخری بار کی طرح ، ایک ونڈو کھلتی ہے جہاں آپ میز کے نقاط کو ایڈجسٹ کرسکتے ہیں۔ "اوکے" کے بٹن پر کلک کریں۔

اس سے قطع نظر کہ آپ "سمارٹ ٹیبل" بناتے وقت اسے کس طرح استعمال کرتے ہیں ، آپ ہیڈر کے خلیوں میں ایک میز کے ساتھ اختتام پذیر ہوجائیں گے جس کے اوپر بیان کردہ فلٹر شبیہیں پہلے ہی انسٹال ہوجائیں گی۔

جب آپ اس آئیکون پر کلیک کرتے ہیں تو ، وہی افعال دستیاب ہوں گے جیسے "ترتیب دیں اور فلٹر" کے بٹن کے ذریعے معیاری طریقے سے فلٹر شروع کرتے وقت۔

سبق: مائیکروسافٹ ایکسل میں ٹیبل بنانے کا طریقہ

جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں ، چھنٹائی اور فلٹرنگ کے ٹولز ، اگر صحیح طریقے سے استعمال کیے جائیں تو ، صارفین کو میزوں کے ساتھ کام کرنے میں بہت مدد مل سکتی ہے۔ اگر ان کے استعمال کا معاملہ خاص طور پر مطابقت پذیر ہوجاتا ہے تو اگر ٹیبل میں بہت بڑی ڈیٹا سرنی درج کی جاتی ہے۔