مائیکروسافٹ آفس سوٹ میں ایک ڈیٹا بیس بنانے اور ان کے ساتھ کام کرنے کے لئے خصوصی پروگرام ہے۔ تاہم ، بہت سے صارفین ان مقاصد کے لئے زیادہ واقف ایپلی کیشن کو ترجیح دیتے ہیں۔ ایکسل۔ واضح رہے کہ اس پروگرام میں مکمل ڈیٹا بیس (ڈی بی) بنانے کے لئے تمام ٹولز موجود ہیں۔ آئیے معلوم کریں کہ یہ کیسے کریں۔
تخلیق کا عمل
ایکسل ڈیٹا بیس معلومات کا ایک منظم ڈھانچہ ہے جو کسی شیٹ کے کالموں اور قطاروں میں تقسیم ہوتا ہے۔
خصوصی اصطلاحات کے مطابق ، ڈیٹا بیس قطاریں نامزد کی گئیں "ریکارڈ". ہر اندراج میں کسی فرد کے بارے میں معلومات ہوتی ہے۔
کالم کہتے ہیں "فیلڈز". ہر فیلڈ میں تمام ریکارڈوں کے لئے ایک علیحدہ پیرامیٹر ہوتا ہے۔
یعنی ، ایکسل میں کسی بھی ڈیٹا بیس کا فریم ورک ایک باقاعدہ ٹیبل ہوتا ہے۔
ٹیبل تخلیق
تو ، سب سے پہلے ، ہمیں ایک ٹیبل بنانے کی ضرورت ہے۔
- ہم ڈیٹا بیس کے فیلڈز (کالم) کی سرخی درج کرتے ہیں۔
- ڈیٹا بیس کے ریکارڈ (قطار) کے نام پر کریں۔
- ہم ڈیٹا بیس کو بھرنے کے لئے آگے بڑھنے.
- ڈیٹا بیس کے پُر ہونے کے بعد ، ہم اس میں موجود معلومات کو اپنی صوابدید (فونٹ ، بارڈرز ، فل ، سلیکشن ، ٹیکسٹ لوک سیل سے متعلق مقام وغیرہ) پر فارمیٹ کرتے ہیں۔
یہ ڈیٹا بیس فریم ورک کی تشکیل کو مکمل کرتا ہے۔
سبق: ایکسل میں ٹیبل بنانے کا طریقہ
ڈیٹا بیس اوصاف تفویض کرنا
ایکسل کو جدول کو نہ صرف خلیوں کی حدود کے بطور ، بلکہ ایک ڈیٹا بیس کے طور پر جاننے کے ل it ، اس کو مناسب صفات تفویض کرنے کی ضرورت ہے۔
- ٹیب پر جائیں "ڈیٹا".
- ٹیبل کی پوری حد کو منتخب کریں۔ دائیں کلک کریں۔ سیاق و سباق کے مینو میں ، بٹن پر کلک کریں "نام تفویض کریں ...".
- گراف میں "نام" اس نام کی نشاندہی کریں جو ہم ڈیٹا بیس کا نام لینا چاہتے ہیں۔ ایک لازمی شرط یہ ہے کہ نام کسی خط کے ساتھ شروع ہونا چاہئے ، اور اس میں کوئی جگہ نہیں ہونی چاہئے۔ گراف میں "حد" آپ میز کے علاقے کا پتہ تبدیل کرسکتے ہیں ، لیکن اگر آپ اسے صحیح طریقے سے منتخب کرتے ہیں تو پھر آپ کو یہاں کچھ بھی تبدیل کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ آپ اختیاری طور پر علیحدہ فیلڈ میں نوٹ کی وضاحت کرسکتے ہیں ، لیکن یہ پیرامیٹر اختیاری ہے۔ تمام تبدیلیاں کرنے کے بعد ، بٹن پر کلک کریں "ٹھیک ہے".
- بٹن پر کلک کریں محفوظ کریں ونڈو کے اوپری حصے میں یا کی بورڈ شارٹ کٹ ٹائپ کریں Ctrl + S، پی سی سے منسلک ہارڈ ڈرائیو یا ہٹنے والا میڈیا پر ڈیٹا بیس کو بچانے کے ل.۔
ہم کہہ سکتے ہیں کہ اس کے بعد ہمارے پاس پہلے سے ہی ایک ریڈی میڈ ڈیٹا بیس موجود ہے۔ آپ ریاست میں اس کے ساتھ کام کرسکتے ہیں جیسا کہ اب پیش کیا گیا ہے ، لیکن بہت سارے مواقع کم ہوجائیں گے۔ ذیل میں ہم اس پر تبادلہ خیال کریں گے کہ ڈیٹا بیس کو مزید فعال کیسے بنایا جائے۔
ترتیب دیں اور فلٹر کریں
ڈیٹا بیس کے ساتھ کام کرنا ، سب سے پہلے ، ریکارڈ کو منظم کرنے ، منتخب کرنے اور ترتیب دینے کے امکانات فراہم کرتا ہے۔ ان افعال کو ہمارے ڈیٹا بیس سے مربوط کریں۔
- ہم اس فیلڈ کی معلومات کو منتخب کرتے ہیں جس کے ذریعہ ہم منظم کرنے جا رہے ہیں۔ ٹیب میں ربن پر واقع "ترتیب دیں" کے بٹن پر کلک کریں "ڈیٹا" ٹول باکس میں ترتیب دیں اور فلٹر کریں.
چھانٹ رہا ہے تقریبا کسی بھی پیرامیٹر پر کیا جا سکتا ہے:
- حروف تہجی کا نام؛
- تاریخ
- نمبر وغیرہ
- اگلی ونڈو میں جو ظاہر ہوتا ہے اس میں ، سوال یہ ہوگا کہ آیا صرف منتخب کردہ علاقے کو چھانٹنے کے لئے استعمال کرنا ہے یا خود بخود اس کو بڑھانا ہے۔ خودکار توسیع کا انتخاب کریں اور بٹن پر کلک کریں "چھانٹ رہا ہے ...".
- چھانٹ رہا ہے کی ترتیبات ونڈو کھولی. میدان میں کے لحاظ سے ترتیب دیں اس فیلڈ کا نام بتائیں جس کے ذریعے اس کا انعقاد کیا جائے گا۔
- میدان میں "ترتیب دیں" بالکل اس کی نشاندہی کرتا ہے کہ یہ کس طرح انجام دیا جائے گا۔ ڈی بی کے لئے کسی پیرامیٹر کا انتخاب کرنا بہتر ہے "اقدار".
- میدان میں "آرڈر" اس بات کی نشاندہی کریں کہ چھانٹ کس ترتیب میں کی جائے گی۔ مختلف قسم کی معلومات کے ل this ، اس ونڈو میں مختلف اقدار دکھائی جاتی ہیں۔ مثال کے طور پر ، ٹیکسٹ ڈیٹا کے ل -۔ اس کی قدر ہوگی "اے سے زیڈ تک" یا "زیڈ سے اے تک"، اور عددی کے لئے - "چڑھتے ہوئے" یا "نزول".
- اس بات کو یقینی بنانا ضروری ہے کہ قیمت کے آس پاس "میرے ڈیٹا میں ہیڈر شامل ہیں" ایک چیک مارک تھا۔ اگر یہ نہیں ہے تو ، پھر آپ کو ڈالنے کی ضرورت ہے۔
تمام ضروری پیرامیٹرز داخل کرنے کے بعد ، بٹن پر کلک کریں "ٹھیک ہے".
اس کے بعد ، ڈیٹا بیس میں موجود معلومات کو مخصوص ترتیبات کے مطابق ترتیب دیا جائے گا۔ اس معاملے میں ، ہم نے انٹرپرائز کے ملازمین کے ناموں کے حساب سے ترتیب دیا۔
- ایکسل ڈیٹا بیس میں کام کرنے میں ایک انتہائی آسان ٹول آٹو فیلٹر ہے۔ ہم ترتیبات کے بلاک میں ڈیٹا بیس کی پوری حد کو منتخب کرتے ہیں ترتیب دیں اور فلٹر کریں بٹن پر کلک کریں "فلٹر".
- جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں ، اس کے بعد فیلڈ کے ناموں والے خلیوں میں تصویر کے نقشے الٹی مثلث کی شکل میں نمودار ہوئے۔ ہم کالم کے آئکن پر کلک کرتے ہیں جس کی قدر کو ہم فلٹر کرنے جارہے ہیں۔ کھلنے والی ونڈو میں ، ان اقدار کو انچیک کریں جن کے ساتھ ہم ریکارڈ چھپانا چاہتے ہیں۔ انتخاب ہونے کے بعد ، بٹن پر کلک کریں "ٹھیک ہے".
جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں ، اس کے بعد ، ان اقدار پر مشتمل قطاریں جن سے ہم نے نشان تراشی نہیں کی تھی ، میز سے چھپی ہوئی تھیں۔
- تمام اعداد و شمار کو اسکرین پر واپس کرنے کے ل we ، ہم کالم کے آئیکن پر کلک کرتے ہیں جو فلٹر کیا گیا تھا ، اور کھلنے والی ونڈو میں ، تمام اشیاء کے مخالف خانوں کو چیک کریں۔ پھر بٹن پر کلک کریں "ٹھیک ہے".
- فلٹرنگ کو مکمل طور پر ختم کرنے کے لئے ، بٹن پر کلک کریں "فلٹر" ٹیپ پر
سبق: ایکسل میں ڈیٹا کو ترتیب دیں اور فلٹر کریں
تلاش کریں
اگر کوئی بڑا ڈیٹا بیس ہے تو ، کسی خاص ٹول کا استعمال کرکے اسے تلاش کرنا آسان ہے۔
- ایسا کرنے کے لئے ، ٹیب پر جائیں "ہوم" اور ٹول باکس میں ربن پر "ترمیم" بٹن پر کلک کریں تلاش کریں اور نمایاں کریں.
- ایک ونڈو کھلتی ہے جس میں آپ مطلوبہ قیمت کی وضاحت کرنا چاہتے ہیں۔ اس کے بعد ، بٹن پر کلک کریں "اگلا تلاش کریں" یا سب ڈھونڈیں.
- پہلی صورت میں ، پہلا خلیہ جس میں ایک مخصوص قدر ہوتی ہے وہ فعال ہوجاتی ہے۔
دوسری صورت میں ، خلیوں کی پوری فہرست اس قیمت پر مشتمل ہے۔
سبق: ایکسل میں تلاش کیسے کریں
علاقوں کو منجمد کریں
ڈیٹا بیس بناتے وقت ، خلیوں کو ریکارڈز اور فیلڈز کے ناموں سے طے کرنا آسان ہے۔ کسی بڑے ڈیٹا بیس کے ساتھ کام کرتے وقت - یہ صرف ایک ضروری شرط ہے۔ بصورت دیگر ، آپ کو یہ دیکھنے کے لئے مستقل طور پر شیٹ کے ذریعے طومار کرنے میں وقت گزارنا پڑتا ہے کہ کون سی صف یا کالم کسی خاص قدر سے مماثل ہے۔
- سیل ، اوپر اور بائیں طرف والا علاقہ منتخب کریں جس میں سے آپ ٹھیک کرنا چاہتے ہیں۔ یہ فوری طور پر ہیڈر کے نیچے اور اندراجات کے ناموں کے دائیں طرف واقع ہوگا۔
- ٹیب میں ہونا "دیکھیں" بٹن پر کلک کریں "لاک ایریاز"ٹول گروپ میں واقع ہے "ونڈو". ڈراپ ڈاؤن فہرست میں ، قدر منتخب کریں "لاک ایریاز".
اب کھیتوں اور ریکارڈوں کے نام ہمیشہ آپ کی آنکھوں کے سامنے ہوں گے ، اس سے قطع نظر کہ آپ ڈیٹا شیٹ کو کتنا ہی طومار کریں گے۔
سبق: ایکسل میں کسی علاقے کو کیسے پن کریں
ڈراپ ڈاؤن لسٹ
ٹیبل کے کچھ شعبوں کے ل a ، ڈراپ ڈاؤن فہرست کا اہتمام کرنا زیادہ مناسب ہوگا تاکہ صارف ، جب نئے ریکارڈ کو شامل کریں تو ، صرف کچھ خاص پیرامیٹرز کی وضاحت کرسکیں۔ یہ متعلقہ ہے ، مثال کے طور پر ، کسی فیلڈ کے لئے "پال". بے شک ، صرف دو ہی اختیارات ہیں: مرد اور عورت۔
- ایک اضافی فہرست بنائیں۔ کسی اور شیٹ پر رکھنا یہ سب سے زیادہ آسان ہوگا۔ اس میں ہم ان اقدار کی فہرست کی نشاندہی کرتے ہیں جو ڈراپ ڈاؤن فہرست میں آئیں گی۔
- اس فہرست کو منتخب کریں اور ماؤس کے دائیں بٹن سے اس پر کلک کریں۔ ظاہر ہونے والے مینو میں ، منتخب کریں "نام تفویض کریں ...".
- ہمارے سامنے پہلے سے واقف ونڈو کھل گئی۔ متعلقہ فیلڈ میں ، ہم مذکورہ بالا شرائط کے مطابق اپنی حد میں ایک نام تفویض کرتے ہیں۔
- ہم ڈیٹا بیس کے ساتھ چادر پر لوٹتے ہیں۔ جس حد تک ڈراپ ڈاؤن فہرست کا اطلاق ہوگا اس کو منتخب کریں۔ ٹیب پر جائیں "ڈیٹا". بٹن پر کلک کریں ڈیٹا کی توثیقٹول باکس میں ربن پر واقع ہے "ڈیٹا کے ساتھ کام کریں".
- مرئی قدروں کو جانچنے کے لئے ونڈو کھل گئی۔ میدان میں "ڈیٹا کی قسم" پوزیشن میں سوئچ ڈال فہرست. میدان میں "ماخذ" نشان قائم کریں "=" اور اس کے فورا. بعد ، بغیر کسی جگہ کے ، ڈراپ ڈاؤن فہرست کا نام لکھیں ، جو ہم نے اسے تھوڑا سا اونچا دیا۔ اس کے بعد ، بٹن پر کلک کریں "ٹھیک ہے".
اب ، جب آپ اس حدود میں اعداد و شمار داخل کرنے کی کوشش کرتے ہیں جہاں پابندی مقرر کی گئی تھی ، تو ایک فہرست ظاہر ہوتی ہے جس میں آپ واضح طور پر مقرر کردہ اقدار کے درمیان انتخاب کرسکتے ہیں۔
اگر آپ ان خلیوں میں صوابدیدی حرف لکھنے کی کوشش کرتے ہیں تو ، ایک خامی پیغام آئے گا۔ آپ کو واپس جانا پڑے گا اور صحیح اندراج کرنا پڑے گا۔
سبق: ایکسل میں ڈراپ ڈاؤن لسٹ کیسے بنائیں
بے شک ، ایکسل ڈیٹا بیس بنانے کے لئے خصوصی پروگراموں میں اپنی صلاحیتوں سے کمتر ہے۔ تاہم ، اس میں ٹولز موجود ہیں جو زیادہ تر معاملات میں صارفین کی ضروریات کو پورا کرتے ہیں جو ڈیٹا بیس بنانا چاہتے ہیں۔ اس حقیقت کو دیکھتے ہوئے کہ ایکسل خصوصیات ، خصوصی ایپلی کیشنز کے مقابلے میں ، عام صارفین کو زیادہ بہتر طور پر جانا جاتا ہے ، اس سلسلے میں ، مائیکروسافٹ کی ترقی کے کچھ فوائد بھی ہیں۔
